Abbiamo pensato che una moderna piattaforma di lavoro debba integrare al proprio interno degli strumenti necessari a permettere la comunicazione e la collaborazione tra le persone.

Con questo obiettivo abbiamo arricchito il sistema Adcives personalizzandolo con l'inserimento e l'integrazione della piattaforma ECM Alfresco.

 

Questa soluzione permette all'utente di gestire, con un unico applicativo, molteplici funzioni pensate con lo scopo di ottimizzare il tempo e la gestione del proprio lavoro.

 

L'utente avrà la possibilità di:

 

- veicolare le comunicazioni generate automaticamente dalla piattaforma Adcives verso gli utenti

- pianificare le attività degli utenti con eventi generati dalla piattaforma Adcives (scadenze, calendario, promemoria, appuntamenti)

- condividere differenti contenuti tra le persone.

Questa modalità potrà essere effettuata in differenti modi in base alle esigenze specifiche dell'utente.

Sarà possibile gestire le informazioni:

- in maniera orizzontale condividendo informazioni all'interno delle proprie unità organizzative
- in maniera trasversale coinvolgendo le altre unità organizzative collegate e non
- in maniera verticale condividendo informazioni con le strutture di assistenza preposte

- favorire l'appartenenza e l'identificazione degli utenti con l'organizzazione, aumentando la possibilità di confronto, collaborazione e cooperazione

- effettuare una ricerca full text di tutti i contenuti ed anche all'interno dei documenti di office automation archiviati nel sistema

 

I contenuti sono ospitati all'interno di spazi di collaborazione pensati in funzione della struttura organizzativa di chi ne usufruisce.

La gestione è completamente personalizzabile grazie alla possibilità d'inserimento di collegamenti in modo gerarchico e orrizontale tra le varie unità organizzative.

 

I contenuti possono essere gestiti utilizzando differenti modalità:

- messaggi e comunicazioni tra gli utenti e tra le sedi
- calendari personali e condivisi tra aree gerarchiche differenti 
- forum di discussione suddiviso in aree gerarchiche
- Wiki personale o globale nel quale poter inserire guide, faq e informazioni importanti
- documenti, possibilità di condividere globalmente documenti in formato work, excel, pdf, ecc..
- attività di flussi di lavoro per gestire ed organizzare l'interazione e la suddivisione dei vari incarichi

 

Oltre alle normali capability di una piattaforma ECM, l'integrazione presenta un'interfaccia user friendly che assiste l'utente in ogni passaggio tra l'utilizzo delle varie funzionalità della piattaforma AdCives.

 

Questa interfaccia consente di:

 

- ricevere aggiornamenti sulla presenza e sulla quantità di nuovi contenuti per ognuna delle categorie

- accedere ai singoli contenuti sia dalle notifiche che navigando direttamente i propri spazi di collaborazione

- gestire lo stato delle notifiche, conservandole come preferite, marcandole come viste, archiviandole come non interessanti.

- gestire la ricerca ed il recupero dele notifiche lette o archiviate

- effettuare la ricerca di contenuti mediante ricerche mirate e suggerite dal contesto applicativo in cui si trova l'utente

 

-effettuare la ricerca di contenuti mediante ricerche libere "full text"

- registrare ed inserire nuovi contenuti e aggiungere commenti a quelli già esistenti

- effettuare ricerche veloci e intelligenti, è possibile utilizzare i contenuti per navigare verso le funzionalità della piattaforma AdCives a cui fanno riferimento. 

(esempio: partendo da una notifica del recupero di un provvedimento è possibile accedere direttamente alla domanda, alla pratica e all'anagrafica a cui si riferiscono senza dovere effettuare ricerche all'interno della piattaforma)

- suggerire agli utenti contenuti contestuali coerenti con le procedure di Adcives sulle quali si sta lavorando

(esempio: pagine wiki con faq, normative, circolari, ecc.)

 

Questa soluzione è incentrata sulla piattaforma Alfresco, essa implementa un potente motore documentale che permette l'utilizzo di alcune funzioni intuitive e semplici:

- possibilità di archiviazione dei documenti mediante trascinamento dal desktop dell'utente
- visualizzazione e consultazione dei documenti tramite un anteprima
- elenco del versionamento e della storicizzazione relativa al documento per poter tenere traccia di eventuali modifiche e aggiornamenti
- gestione dell'attribuzione di autorizzazioni in scrittura e lettura, con la possibilità d'inserimento di filtri applicabili su base dell'utente, del profilo e del gruppo
- avvio di flussi di lavoro collegati ai documenti

 

 

Per favorire la gestione della comunicazione verso le strutture centrali, è stato integrato un modulo per la generazione di segnalazioni attraverso il quale gli utenti possono inviare comunicazioni via mail o creare ticket su sistemi di issue tracking (è disponibile l'integrazione con JIRA).

 

Questo componente consente di raccogliere informazioni contestuali alla navigazione:

- catturando una o più fotografie complete delle maschere su cui l'utente sta navigando
- recuperando i dati di riferimento del contesto da cui l'utente sta effettuando la segnalazione
- inserendo i dati di classificazione per la gravità della segnalazione

 

Queste informazioni consentono una più facile determinazione dei motivi della segnalazione, permettendo ai tecnici di prestare un assistenza più precisa e professionale con lo scopo di risolvere la problematica.